EC業界では、業務効率化とチーム間のスムーズな連携が不可欠ですが、複数のツールを使い分けることで管理が煩雑になることがあります。
膨大なタスク管理やプロジェクト進行の課題を解決するため、適切なツールの選択が重要となります。
多機能なグループウェアであるGaroon（ガルーン）は、その効率性が広く認められ、多くの企業で採用されています。
本記事では、Garoonの基本機能からMicrosoft 365との連携、成功事例まで詳細に解説し、企業の生産性向上にどのように貢献できるかを明らかにします。
Garoonの主な3つの機能
Garoonは、業務効率化を実現するために、多くの機能を提供していますが、特に重要な3つの機能があります。
これらの機能は、EC業界を含む多くの企業で広く活用されています。
1. スケジュール・施設予約
Garoonのスケジュールと施設予約機能は、社員全員の予定を効率的に共有し、日程調整をスムーズに行うためのツールです。
予定の登録画面で会議室や備品を一括管理できるほか、会議のペーパーレス化を進める機能も搭載。
アクセス権の設定で機密性の高い予定も安全に管理でき、チームの連携が強化されます。
引用元：Garoon
2. ポータル
Garoonのポータル機能は、社内情報を一元管理するトップ画面で、ITリテラシーに関係なく誰でも簡単に利用・管理が可能です。
ドラッグ＆ドロップとテンプレート機能により、社内のお知らせや他システムへのリンク集を簡単に設定できます。
また、kintoneなど他システムとの連携で、さらに業務効率を向上させます。
引用元：Garoon
3. ワークフロー
Garoonのワークフロー機能は、業務プロセスを電子化し、迅速な意思決定をサポートします。
申請フォームや承認経路を柔軟にカスタマイズでき、スマートフォンからでも申請・承認が可能です。
また、kintoneなど他サービスとの連携により、さらに業務効率を高めることができます。
引用元：Garoon
その他の注目機能
Garoonはその他にも、業務効率化を支援するさまざまな機能を提供しています。
- メール管理機能
Garoonのメール管理機能は、社内外のコミュニケーションを一元化します。自動振り分けやフォルダ管理機能で、必要な情報を効率的に整理できます。
- ファイル管理機能
資料をプロジェクトごとに整理し、アクセス権やバージョン管理でドキュメントを安全に管理できます。
- タイムカード
従業員の出勤状況や勤務時間を正確に記録し、労務管理の効率化が図れます。
- ToDoリスト
個人のタスク管理ができ、締切日や重要度を設定して効率的にタスクを進められます。
- アドレス帳
取引先情報を一元管理し、メールやレポートと連携させることで、やり取りをスムーズに行えます。
- 電話メモ
不在時の伝言を効率的に管理し、外出先でもメール転送で確認できます。
その他の機能はGaroonユーザー機能ページをご覧ください。
Garoonの拡張性とカスタマイズ
Garoonは、多彩な連携製品やプラグインを活用して、業務に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。
既存のシステムとの連携や、新しい機能の追加により、さらに便利で効率的な業務環境を構築できます。
また、サイボウズの開発者プラットフォームを利用すれば、独自のプラグイン開発やカスタマイズも容易に行えます。
詳しくは、Garoonの拡張機能ページをご覧ください。
GaroonとMicrosoft 365のシームレスな連携
企業において、複数の業務ツールを使い分けることは一般的ですが、それに伴い、データやスケジュールの管理においても煩雑になることがあります。
特に、Microsoft 365を活用中の企業では、Garoonとの間でスケジュールの二重管理が発生しやすく、効率的な業務運営が難しくなることがあります。
このような課題の解消には、ガル助ver.2によるMicrosoft 365との連携が非常に有効です。
ガル助ver.2は、GaroonとMicrosoft 365の予定表を双方向で連携させるためのプラグインです。
この連携により、どちらのシステムからでも予定を作成・変更すると、即時にもう一方のシステムに反映されるため、二重管理の手間がなくなり、業務効率が大幅に向上します。
連携のメリット
ガル助ver.2によるGaroonとMicrosoft 365の予定表連携には、以下の利点があります。
- 双方向連携
GaroonとMicrosoft 365の間で予定が双方向に即時同期され、どちらで操作してもリアルタイムに反映されるため、スケジュール管理がシームレスに行えます。
- Teams会議リンクの発行
Garoonの画面上から直接Teams会議のリンクを発行でき、Garoonを利用していないユーザーも含めて予定に招待することが可能です。
- 社外ユーザーの予定連携
社外ユーザーが作成した予定もGaroonとMicrosoft 365の間で連携されるため、外部パートナーとのスケジュール調整がスムーズに行えます。
連携方法とサポート
ガル助ver.2を利用してGaroonとMicrosoft 365を連携させるには、まず初期設定を完了させる必要があります。
初期設定後は、ガル助ver.2のウェブサイトにある申し込みフォームから、30日間の無料トライアルを利用することができます。
また、試用に際しては、NovelWorksが提供するオンラインによる個別の製品説明や設定サポートを受けることができ、いずれも無料のため安心して導入を進めることができます。
さらに、トライアル期間中や有償契約後を問わず、無料のメールサポートも提供されています。
トライアル期間中は最大100ユーザーまで連携できるので、GaroonとMicrosoft 365の連携がどのように業務に役立つかを十分に体験しましょう。
その上で正式導入する場合は、任意のタイミングで有償契約を申し込むことが可能です。
なお、ガル助ver.2の詳細については、別の記事でさらに掘り下げてご紹介する予定ですので、そちらもぜひご覧ください。
Garoonとkintoneの併用
Garoonは、他の業務システムとの連携によって、その機能をさらに強化できます。
特に、kintoneとの併用は、企業のデータ管理と業務効率化に大きな効果をもたらします。
データ統合
Garoonとkintoneを組み合わせることで、EC事業者はより高度なデータ統合を実現できます。
kintoneに蓄積された顧客データや販売データをGaroonと連携させることで、業務プロセスに必要な情報をリアルタイムで共有し、迅速な意思決定をサポートします。
例えば、kintoneで管理されている顧客情報を元に、Garoonでキャンペーンの計画を立てることができます。
これにより、顧客の嗜好に合わせたマーケティング活動が可能となり、売上の向上が期待できます。
カスタマイズの柔軟性
kintoneの柔軟なカスタマイズ機能を活用することで、EC事業者は業務に特化したアプリケーションを構築できます。
例えば、特定の商品の売上をトラッキングするアプリケーションや、顧客ごとの購入履歴を管理するシステムを簡単に作成できます。
また、これらのアプリケーションをGaroonと連携させることで、チーム間での情報共有が円滑に行われ、業務全体の効率化が図られます。
このように、kintoneのカスタマイズ性を活かして業務フローを最適化し、競争力を強化することが可能です。
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